E-Mail archivieren

[kubia]

Hallo,

ich bräuchte ein paar Anregungen. Ich habe mittlerweile einige Jahre an Mails auf diversen Computern und würde diese gerne irgendwie zentral zusammenführen und zwar idealerweise so, dass ich vom Desktop und vom Laptop drauf zugreifen kann. Der Zugriff muss nicht in Echtzeit geschehen - ich könnte mir gut vorstellen, dass man ein Archiv auf einer externen HD hat und alle paar Wochen halt Mails zum Archiv hinzufügt. Als Mailclients verwende ich Thunderbird und AppleMail, im Moment greife ich per IMAP auf mein Mailkonto zu.

Wichtig wäre halt, dass die Mails leicht zu durchsuchen sind.

Deshalb ein paar Fragen:

- In welchem Format archiviert man Mails am besten?
- Gibt eine spezielle Software (Freeware/OpenSource) für solche Aufgaben?
- Gibt es eine Alternative zur HD-Lösung, z.B. einen speziellen GMail-Account, den man nur als Archiv nutzt? Ich bin tendentiell kein großer Freund von Cloud-Backups, sondern hätte gerne Offline-Zugriff.
- Wie sollte man die Anhänge archivieren, damit die Zugehörigkeit zur Nachricht weiter zu erkennen ist?

Wie gesagt, ich bräuchte eher ein paar Anregungen als ein knallhartes Konzept. Ich habe ein wenig gegoogelt, aber außer ein paar kommerziellen Lösungen und vielen Seiten zum Thema der E-Mail-Archivierung in Unternehmen nicht so viel gefunden.

Vielen lieben Dank!

 

[Lufo]

Du kannst nen neuen lokalen Ordner in Thunderbird anlegen und da alles reinkopieren, musst dann im Thunderbird Profil die Datendatei finden und sichern. Ob es bessere bzw. spezielle Archiv-Formate gibt weiß ich jetzt nicht. Bei Outlook hätte ich gesagt PST sichern, aber da bin ich auch kein Freund von.
Du kannst auch nen GMail Account anlegen und den via IMAP einbinden und alles darauf schieben, geht problemlos. Anhänge sind ja normalerweise in den Mails enthalten, das würde ich nur separieren wenns unbedingt sein muss.

 

[Daniel-ThinkPad]

Was haben die ganzen Mails denn für ein Speichervolumen?

 

[malafide]

http://archivemail.sourceforge.net/

 

[kubia]

Hui, so viele Antworten. Erstmal vielen Dank.

Du kannst nen neuen lokalen Ordner in Thunderbird anlegen und da alles reinkopieren, musst dann im Thunderbird Profil die Datendatei finden und sichern.(...) Du kannst auch nen GMail Account anlegen und den via IMAP einbinden und alles darauf schieben, geht problemlos

Das hatte ich mir auch überlegt. Das Problem ist halt, dass ich quasi immer eine Kopie des Archivordners bzw. des IMAP-GMail-Ordners auf dem Rechner habe, oder? Das würde ich wegen der Größe (s.u) gerne vermeiden, besonders auf dem Laptop.

Was haben die ganzen Mails denn für ein Speichervolumen?

Ich würde schätzen, zwischen 6 und 9 GB, aber kann es dir gerade nicht so genau sagen, weil ein Großteil auf dem eingemotteten PC ist. Tendentiell könnte es aber weniger werden, wenn ich einmal in Ruhe aufgeräumt habe.

http://archivemail.sourceforge.net/

Das sieht praktisch aus, um den Archivierungsvorgang zu automatisieren. Aber wie würde ich dann auf die archivierten Mails zugreifen?

 

[moronoxyd]

Das hatte ich mir auch überlegt. Das Problem ist halt, dass ich quasi immer eine Kopie des Archivordners bzw. des IMAP-GMail-Ordners auf dem Rechner habe, oder? Das würde ich wegen der Größe (s.u) gerne vermeiden, besonders auf dem Laptop.

Bei den meisten Email-Clients kannst du einstellen, daß nur von dir ausgewählte IMAP-Ordner komplett runtergeladen werden. Bei anderen Ordnern werden dann nur bei Bedarf Daten lokal gespeichert.

So arbeite auch ich.
Meine 15 Jahre alten Archivmails werden nur bei Bedarf (also nie *g*) heruntergeladen.
In unregelmäßigen Abständen mache ich dann ein komplettes Backup mit IMAPsize, für den Fall, daß mein Email-Anbieter mal einen Daten-GAU hat.

 

[kubia]

So arbeite auch ich.
Meine 15 Jahre alten Archivmails werden nur bei Bedarf (also nie *g*) heruntergeladen.
In unregelmäßigen Abständen mache ich dann ein komplettes Backup mit IMAPsize, für den Fall, daß mein Email-Anbieter mal einen Daten-GAU hat.

Ah. IMAP-Size scheint eine gute Wahl zu sein, schon alleine weil es die Nachrichten als Plain Text speichert.

Der Großteil der alten Mails habe ich allerdings per POP runtergeladen, den müsste ich dann vermutlich erstmal auf den noch einzurichtenden Archiv-GMail-IMAP-Account hochladen, oder?

 

[moronoxyd]

Ja.
In welcher Form hast du diese Mails vorliegen?
Wenn sie in lokalen Ordnern für Thunderbird, Outlook oder so vorhanden sind, kannst du die Mails innerhalb des entsprechenden Programmes in einen passenden IMAP-Ordner ziehen. Wenn sie als einzelne Dateien vorliegen, musst du sie mit den entsprechenden Funkionen des Clients importieren und dann verschieben.

 

[Daniel-ThinkPad]

Der Großteil der alten Mails habe ich allerdings per POP runtergeladen, den müsste ich dann vermutlich erstmal auf den noch einzurichtenden Archiv-GMail-IMAP-Account hochladen, oder?

Würde Ich auch auf einen IMAP Account deiner Wahl hochladen. Und dann zusätzlich noch in (un)regelmäßigen Abständen sichern. Das dürfte für den normalen Privatanwender eigentlich ausreichend sein.

 

[buddabrod]

In unregelmäßigen Abständen mache ich dann ein komplettes Backup mit IMAPsize, für den Fall, daß mein Email-Anbieter mal einen Daten-GAU hat.

Sehr wichtig

Ich sichere dafür einfach das Profilverzeichnis von Thunderbird, da sind alle Mails drinnen.

 

[Daniel-ThinkPad]

Ich sichere dafür einfach das Profilverzeichnis von Thunderbird, da sind alle Mails drinnen.

Reicht es eigentlich, um innerhalb kürzester Zeit nach einem Crash, das Profilverzeichnis von Thunderbird mit dem eines neu aufgesetzten Rechners auszutauschen? Oder müssen davor erstmal alle Konten die es damals schon gab angelegt werden, und dann erst die Profilordner ausgetauscht werden? Oder funktioniert das Tauschen bzw das Ersetzen der Ordner nicht ohne Weiteres?

 

[kubia]

In welcher Form hast du diese Mails vorliegen?

Die alten Mails als Thunderbird-Mbox und die neueren Mails im Format von Apple Mail auf dem Mac-Desktop.

Also, die Vorgehensweise wäre jetzt folgende:

1. Archiv-Postfach bei GMail anlegen.
2. GMail-Account als IMAP auf dem Rechnern anlegen, am besten mit einer Art "Inbox"-Ordner, der dann auch immer synchronisiert wird und thematisch organisierten Ordnern, die nicht mit den jeweiligen Clients synchonisiert werden. Letzteres, um nicht alle Rechner mit den archivierten Dateien zuzumüllen.
3. Die Daten von den jeweiligen Rechnern auf den Gmail-Account schieben.
4. Regelmäßiges Backup des Gmail-Postfachs per IMAPSize (unter WINE) zur Sicherung und als Möglichkeit des Offline-Zugriffs.

Das klingt eigentlich machbar.

Vielen lieben Dank für eure Hilfe.

 

[kubia]

@Daniel:

Bei mir hat das Austauschen des Ordners immer geklappt, nicht nur bei Thunderbird, sonden auch bei Firefox.

 

[buddabrod]

Reicht es eigentlich, um innerhalb kürzester Zeit nach einem Crash, das Profilverzeichnis von Thunderbird mit dem eines neu aufgesetzten Rechners auszutauschen? Oder müssen davor erstmal alle Konten die es damals schon gab angelegt werden, und dann erst die Profilordner ausgetauscht werden? Oder funktioniert das Tauschen bzw das Ersetzen der Ordner nicht ohne Weiteres?

Einfach ersetzen und die profiles.ini prüfen, damit das richtige Profil angesprochen wird. Das geht sogar zwischen Linux und Windows problemlos

 

[moronoxyd]

4. Regelmäßiges Backup des Gmail-Postfachs per IMAPSize (unter WINE) zur Sicherung und als Möglichkeit des Offline-Zugriffs.

Wenn du nicht mit Windows arbeitest, schau dich mal um.
Es gibt sicher Programme mit vergleichbarer Funktionalität für Linux und Mac OS.

 

[helmut_grokenberger]

Ich bin tendentiell kein großer Freund von Cloud-Backups, sondern hätte gerne Offline-Zugriff.

Das Problem ist halt, dass ich quasi immer eine Kopie des Archivordners bzw. des IMAP-GMail-Ordners auf dem Rechner habe, oder? Das würde ich wegen der Größe (s.u) gerne vermeiden, besonders auf dem Laptop.

Wenn die Mails im E-Mail Client bleiben sollen dann wird es wohl eine IMAP-Lösung.
Wenn du keinen Webspace verwenden möchtest, dann finde ich eine PDF-Lösung immer praktisch. Du kannst z.B. für jedes Jahr oder insgesamt ein PDF aus den ganzen Mails machen (mit einem Klick dank Adobe Acrobat). Das Archiv ist dann Plattform übergreifend und offline zu verwenden. Man kann es durchsuchen, etc..

 

[moronoxyd]

Autsch. Emails in einem PDF zu archivieren erinnert mich an Leute, die Screenshots als Word-Dokument speichern und verschicken...

 

[helmut_grokenberger]

Unterschätze die neuen PDF-Portfolios von Adobe nicht.
Außerdem hinkt dein Vergleich da PDF´s ja trotzdem durchsuchbar und veränderbar sind. Auch die Anhänge werden mit in das PDF übernommen.

Sicherlich keine Lösung für jeden aber ich wollte diese schöne Ergänzung nicht verheimlichen.

 

[moronoxyd]

Kann ich eine Email aus so einem PDF-Archiv einfach mal eben weiterleiten?
Kann ich die Emails umsortierten?
Filtern? (Z.B. bestimmter Absender)

Sorry, aber PDF ist ein Format für ein Dokument, nicht für eine Fülle von Dokumenten.
Klar kann man damit irgendwie klarkommen. So wie man irgendwie mit einem Screenshot als Word-Dokument klarkommen kann.
Aber es ist letztlich umständlich, weil man versucht, einen Nagel mit einem Hammer zu entfernen (= falsches Werkzeug für den angedachten Einsatzzweck).

 

[helmut_grokenberger]

Wir haben scheinbar eine andere Auffassung von einem Archiv!
Wenn ich meine E-Mails ganz normal in einem Client verwenden will, dann muss ich sie auch nicht archivieren sondern einfach in einem Ordner ablegen *lol*
Aber das wäre dann keine (rechtssichere) ARCHIVIERUNG...